Päevast päeva me suhtleme inimestega. See on meile vajalik. Mda kaugemale areneb tehnoloogia, seda mugavamaks me muutume. Hakkame kasutama kirjakeeles slängi, istume päevad läbi arvuti taga, jutustame jututubades ja foorumites, saadame e-maile, kirjutame ajaveebi ning postitame Wikipediasse teavet. Kõik need vahendid on kasulikud ja kui neid õigesti kasutada, võib olla väga edukas.
Organisatsiooni edu sõltub eelkõige inimeste heaolust ja nende tööst, kuid see, mis vahendeid nad tööks kasutavad, tuleneb eelkõige asutuse, kultuurist. Mida on tarvis, et edastada inimestele teavet edukalt? See ei tohiks kuhugi seisma jääda ja inimesed peaksid olema võimelised vastutama teabe eest, mida nad omavad. Igas asutuses on töölised, kes on natuke innovaatilisemad ja näitavad üles initsiatiivi ning kasutavad uuemaid suhtlusvahendeid, kuid on ka nii-öelda vana-kooli rahvast, kes tahavad saada asju kirjalikul kujul. Kujutage ette isikut, kes juhib neid inimesi. Ta peab teadma igaühe eelistust ja vastutama selle eest, et inimesed teaksid, mida teha informatsiooniga, mis neile on antud.
Väga tihti on organisatsioonides informatsiooni sulg või hoopis selle üleküllus, kuid parajal hulgal on seda võimatu saada. Meie maailmas on ilmselt organisatsiooniliselt levinuim viis saata info e-maili teel. Seda on hea lihtne teha, infot saab kiirelt levitada ja üldiselt on mugav oma toolil istuda ja e-maile kirjutada. Kuid olete kunagi mõelnud, kes neid kirju loeb? Kui kiri läheb liiga pikaks ja ei paku huvi, liigutatakse see kohe teise kausta. Kui kiri on paarisõnaline, võidakse pahandada, et ei viitsita pikemalt kirjutada. Kui oled liiga ametlik, tekib inimestel austus, kuid kas liiga palju austust on hea. Tahad olla popp ja noortepärane ning kasutad slängi. Jällegi halb. Kui organisatsioon toetub e-mailide saatmisele, on vaja viia inimeste seas läbi koolitusi, kuidas neid vormistada. On vaja luua tiimiüritusi, et töötajad omavahel vabamalt suhtleks. Kõik see taandub juhile. Juht peab teadma, mis formaadis, kellele ja mis kirja kirjutada. Iga kiri peab olema adresseeritud. Kes süveneb kirja, kui see on saadetud mitmele töötajale üheaegselt, ühe sama malli järgi? Järgi oma keelekasutust ning hoia kiri puhas, lühike ja personaalne.
Kindlasti on paljudel ettevõtetel olemas ka organisatsioonisisesed digitaalsed vestlusvahendid. Kaks levinumat neist on Skype ja MSN. Väga hea ja lihtne on viidata erinevatele allikatele internetis, kiirelt vahetada paar sõna infot. Seal on juba võimalik kasutada mitteformaalselt keelt ja tagasiside on ka kindlasti kiirem kui e-mailitsi. Aga siin peitub järjekordne oht. Kujutage ette, kui teil vilgub 20 väikest akent all ja igaühes neist vajab lahendamist erinev probleem. See tekitab liigset närvikulu ja tähelepanu hajumist. Võib tekkida olukord, kus tahad saata viidet ühele inimesele, aga saadad selle kogemata teisele. Ühest küljest peab neid vahendeid kasutades olema väga tähelepanelik, kuid teisest küljest võimaldavad need näiteks kiirelt teha grupivestlusi inimestega, kes asuvad geograafiliselt erinevates paikades. Kindlasti on digitaalne vestlusvahend väga hea meetod kuidas uurida, mis olukord erinevatel inimestel on, ja selle põhjal kokkuvõtet teha.
Aleksander Bell leiutas telefoni – suhtlusvahendi, mis on kriitilise tähtsusega tänapäeva maailmas. Mitte ükski organisatsioon ei suuda elada ilma telefonita. Kindlasti on vajalik eraldada telefonikonverentside jaoks ruumid ja pakkuda töötajatele odavaid omavahelisi kõnesid. Sa ei ole ööpäevaringselt e-mailitsi kättesaadav, Skype ja MSN ka ei aita, kui viibid arvutist eemal. Telefonitsi piisab vaid ühest minutist ja saad kätte kõige olulisema informatsiooni. Inimesed pelgavad vahest seda meetodit. Organsitsiooni juht peab seda meetodit rohkem propageerima ja innustama inimesi haarama toru. Tihtilugu me ei tea seda, kellele helistada. Selle vältimiseks tuleb luua iga ülesande jaoks projektimeeskond ja vahetada kontakte.
Kõige tähtsam vahend on organisatsioonilises kommunikatsioonis koosolek. Teate ütlust, et üks pluss üks annab kokku kolme? Nimelt kaks pead koos on parem kui kaks eraldi pead, kes mõtlevad omaette. Koosolekute korraldamisel on nii plusse kui miinuseid. Inimesed on erinevat tüüpi ja koosolekud vajavad kindlat juhti, ajakava ning ettevalmistust. Tuleb võtta eelmisel päeval aega, et kirjutada koosoleku kava. Üle tunni ei tohiks kokkusaamine kesta. Materjalid tuleb enne koosolekut osavõtjatele edastada. On tarvis osalejatelt kinnitust, et nad just sel ajal tulevad eelnevalt kokkulepitud asukohta. Esimesed 5 minutit on nii-öelda jää purustamine. Tutvustad ennast, tutvud teistega, räägid põhjuse, miks kõik kokku said ja mida ootad sellest koosolekust. Tutvustad kava ja vajadusel palud erinevad osapooled ette kandma Alati on tähtis protokollida ja peale koosolekut protokoll asjaosalistele saata. Kindlasti on vaja iga koosoleku lõpus jagada inimestele ülesandeid ning öelda, mida neilt oodatakse. Tuleb sättida paika tegevusplaan, kes järgmise kokkusaamiseni mis infot kellele saadab. Koosoleku teemast ei tohi kõrvale kalduda. Alati peab juht piirama teemat ja fraas, mis hädast välja aitab, on: "Vabandust, hetkel on koosolek sellel teemal, tolle teema kohta teeme vajadusel eraldi kokkusaamise."
Organisatsioonis on informatsiooni liikumisel suur roll juhil, kes toob inimestele näiteid, kuidas mida kasutada. Sellest tekib ka kohusetunne alluvatel. Juht peab olema piisavalt innovaatiline ja probleemide korral rääkima vaid asjaosalistega mitte edastama probleemi asjasse mittepuutuvatele isikutele. Meil ei ole probleeme. Meil on ainult lahendused. Alati hoia oma alluvaid kursis sellega, et kuidas firmal läheb, millised on positiivsed ning negatiivsed aspektid ja mis on tuleviku plaanid. Töötajad vajavad seda informatsiooni, isegi kui nad midagi ei tea. Hea organisatsioon on meeskond, kes jagab nii häid kui ka halbu aegu koos ja ei karda paluda abi messkonna liikmetelt.
Organisatsiooni edu sõltub eelkõige inimeste heaolust ja nende tööst, kuid see, mis vahendeid nad tööks kasutavad, tuleneb eelkõige asutuse, kultuurist. Mida on tarvis, et edastada inimestele teavet edukalt? See ei tohiks kuhugi seisma jääda ja inimesed peaksid olema võimelised vastutama teabe eest, mida nad omavad. Igas asutuses on töölised, kes on natuke innovaatilisemad ja näitavad üles initsiatiivi ning kasutavad uuemaid suhtlusvahendeid, kuid on ka nii-öelda vana-kooli rahvast, kes tahavad saada asju kirjalikul kujul. Kujutage ette isikut, kes juhib neid inimesi. Ta peab teadma igaühe eelistust ja vastutama selle eest, et inimesed teaksid, mida teha informatsiooniga, mis neile on antud.
Väga tihti on organisatsioonides informatsiooni sulg või hoopis selle üleküllus, kuid parajal hulgal on seda võimatu saada. Meie maailmas on ilmselt organisatsiooniliselt levinuim viis saata info e-maili teel. Seda on hea lihtne teha, infot saab kiirelt levitada ja üldiselt on mugav oma toolil istuda ja e-maile kirjutada. Kuid olete kunagi mõelnud, kes neid kirju loeb? Kui kiri läheb liiga pikaks ja ei paku huvi, liigutatakse see kohe teise kausta. Kui kiri on paarisõnaline, võidakse pahandada, et ei viitsita pikemalt kirjutada. Kui oled liiga ametlik, tekib inimestel austus, kuid kas liiga palju austust on hea. Tahad olla popp ja noortepärane ning kasutad slängi. Jällegi halb. Kui organisatsioon toetub e-mailide saatmisele, on vaja viia inimeste seas läbi koolitusi, kuidas neid vormistada. On vaja luua tiimiüritusi, et töötajad omavahel vabamalt suhtleks. Kõik see taandub juhile. Juht peab teadma, mis formaadis, kellele ja mis kirja kirjutada. Iga kiri peab olema adresseeritud. Kes süveneb kirja, kui see on saadetud mitmele töötajale üheaegselt, ühe sama malli järgi? Järgi oma keelekasutust ning hoia kiri puhas, lühike ja personaalne.
Kindlasti on paljudel ettevõtetel olemas ka organisatsioonisisesed digitaalsed vestlusvahendid. Kaks levinumat neist on Skype ja MSN. Väga hea ja lihtne on viidata erinevatele allikatele internetis, kiirelt vahetada paar sõna infot. Seal on juba võimalik kasutada mitteformaalselt keelt ja tagasiside on ka kindlasti kiirem kui e-mailitsi. Aga siin peitub järjekordne oht. Kujutage ette, kui teil vilgub 20 väikest akent all ja igaühes neist vajab lahendamist erinev probleem. See tekitab liigset närvikulu ja tähelepanu hajumist. Võib tekkida olukord, kus tahad saata viidet ühele inimesele, aga saadad selle kogemata teisele. Ühest küljest peab neid vahendeid kasutades olema väga tähelepanelik, kuid teisest küljest võimaldavad need näiteks kiirelt teha grupivestlusi inimestega, kes asuvad geograafiliselt erinevates paikades. Kindlasti on digitaalne vestlusvahend väga hea meetod kuidas uurida, mis olukord erinevatel inimestel on, ja selle põhjal kokkuvõtet teha.
Aleksander Bell leiutas telefoni – suhtlusvahendi, mis on kriitilise tähtsusega tänapäeva maailmas. Mitte ükski organisatsioon ei suuda elada ilma telefonita. Kindlasti on vajalik eraldada telefonikonverentside jaoks ruumid ja pakkuda töötajatele odavaid omavahelisi kõnesid. Sa ei ole ööpäevaringselt e-mailitsi kättesaadav, Skype ja MSN ka ei aita, kui viibid arvutist eemal. Telefonitsi piisab vaid ühest minutist ja saad kätte kõige olulisema informatsiooni. Inimesed pelgavad vahest seda meetodit. Organsitsiooni juht peab seda meetodit rohkem propageerima ja innustama inimesi haarama toru. Tihtilugu me ei tea seda, kellele helistada. Selle vältimiseks tuleb luua iga ülesande jaoks projektimeeskond ja vahetada kontakte.
Kõige tähtsam vahend on organisatsioonilises kommunikatsioonis koosolek. Teate ütlust, et üks pluss üks annab kokku kolme? Nimelt kaks pead koos on parem kui kaks eraldi pead, kes mõtlevad omaette. Koosolekute korraldamisel on nii plusse kui miinuseid. Inimesed on erinevat tüüpi ja koosolekud vajavad kindlat juhti, ajakava ning ettevalmistust. Tuleb võtta eelmisel päeval aega, et kirjutada koosoleku kava. Üle tunni ei tohiks kokkusaamine kesta. Materjalid tuleb enne koosolekut osavõtjatele edastada. On tarvis osalejatelt kinnitust, et nad just sel ajal tulevad eelnevalt kokkulepitud asukohta. Esimesed 5 minutit on nii-öelda jää purustamine. Tutvustad ennast, tutvud teistega, räägid põhjuse, miks kõik kokku said ja mida ootad sellest koosolekust. Tutvustad kava ja vajadusel palud erinevad osapooled ette kandma Alati on tähtis protokollida ja peale koosolekut protokoll asjaosalistele saata. Kindlasti on vaja iga koosoleku lõpus jagada inimestele ülesandeid ning öelda, mida neilt oodatakse. Tuleb sättida paika tegevusplaan, kes järgmise kokkusaamiseni mis infot kellele saadab. Koosoleku teemast ei tohi kõrvale kalduda. Alati peab juht piirama teemat ja fraas, mis hädast välja aitab, on: "Vabandust, hetkel on koosolek sellel teemal, tolle teema kohta teeme vajadusel eraldi kokkusaamise."
Organisatsioonis on informatsiooni liikumisel suur roll juhil, kes toob inimestele näiteid, kuidas mida kasutada. Sellest tekib ka kohusetunne alluvatel. Juht peab olema piisavalt innovaatiline ja probleemide korral rääkima vaid asjaosalistega mitte edastama probleemi asjasse mittepuutuvatele isikutele. Meil ei ole probleeme. Meil on ainult lahendused. Alati hoia oma alluvaid kursis sellega, et kuidas firmal läheb, millised on positiivsed ning negatiivsed aspektid ja mis on tuleviku plaanid. Töötajad vajavad seda informatsiooni, isegi kui nad midagi ei tea. Hea organisatsioon on meeskond, kes jagab nii häid kui ka halbu aegu koos ja ei karda paluda abi messkonna liikmetelt.
No comments:
Post a Comment